ผมเชื่อว่าก็คงมี Drama ที่ไม่ได้อยู่บน Pantip อีกมากมาย แต่ฝ่ายไหนเป็นฝ่ายถูกล่ะ?

จริงๆแล้วการใช้ LINE คุยงานก็ไม่ใช่ว่าจะไม่ดีไปซะทีเดียวครับ เนื่องจาก LINE ก็มีข้อดีทั้งด้านความรวดเร็วในการสื่อสาร สามารถสื่อสารกับคนหลายๆคนได้ในแบบ Real-Time ทำให้มันสะดวกกว่าการส่งอีเมล์มาก และด้วยความนิยมอย่างมากในประเทศเราทุกคนจึงคุ้นเคยกับการใช้งานอยู่แล้ว ทำให้ลดเวลาในการเรียนรู้ได้มาก แต่ถึงอย่างนั้นผมก็ยังคิดว่ามันมีข้อดีน้อยกว่าข้อเสียครับ

LINE ถูกออกแบบมาสำหรับคุยกันระหว่างเพื่อนกับเพื่อน ซึ่งลูกเล่นส่วนใหญ่จะเน้นไปในการใช้งานส่วนตัวและความบันเทิงซะมากกว่า แต่ถ้ามาดูเรื่อง Productivity ในที่ทำงาน LINE แทบจะไม่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้เลย ว่าแล้วเราก็มาดูกันครับว่าการใช้ LINE คุยงานมีข้อเสียอะไรบ้าง

ข้อเสียของการใช้ LINE คุยงาน
1. ไม่มีการสำรองข้อมูลบน Server (Backup)
ข้อความต่างๆที่คุยไว้จะถูกจัดเก็บไว้บนเครื่องของเรา ฉะนั้นในกรณีที่มีการล้างเครื่องหรือเปลี่ยนเครื่อง ข้อความจะหายหมดครับ หายหมดจริงๆ จริงอยู่ที่วันนี้เราสามารถ Backup ข้อความไว้บน Cloud ได้แล้ว แต่ทุกคนในทีมก็จะต้อง Backup ข้อความของใครของมัน ซึ่งทำให้มีโอกาสผิดพลาดได้ง่าย

สำหรับบางคนที่ทำงานบนคอมด้วย เราสามารถใช้ LINEได้เหมือนกันครับ แต่จะไม่สามารถย้อนไปอ่านข้อความเก่าๆได้ เพราะมันถูกเก็บไว้บนมือถือคุณ ไม่ใช่บน Server นั่นเอง

2. ไฟล์มีวันหมดอายุ
ปัญหาอีกอย่างที่หลายคนน่าจะเคยเจอคือ “ไฟล์หมดอายุ” ไม่ว่าจะเป็นรูปภาพ วีดีโอ หรือไฟล์งานอื่นๆที่อัพโหลดไปบน LINE ไฟล์เหล่านี้จะอยู่ได้เพียงประมาณ 2 สัปดาห์เท่านั้น ถ้าคุณส่งเอกสารสำคัญบนนี้ละก็ เอกสารนั้นอาจจะหายไปพร้อมกับโต๊ะทำงานของคุณ ก็เป็นได้…

3. ไม่สามารถแยกการแจ้งเตือน (Notification)
แน่นอนครับว่าใน LINE ของแต่ละคนคงมีห้องแชทเป็นล้านๆ ไม่ว่าจะเป็นที่แชทกับเพื่อนรายคน กลุ่มเพื่อนมัธยม กลุ่มเพื่อนมหาลัย กลุ่มคณะ กลุ่มสายรหัส และอีกมากมายก่ายกอง เวลามีคนทักมามันก็จะเด้งเตือนไปซะทุกอย่าง ทำให้คุณไม่สามารถแยกการแจ้งเตือนของเรื่องงานและเรื่องส่วนตัวได้

จริงอยู่ที่คุณสามารถปิดการแจ้งเตือนของกลุ่มได้ แต่คุณก็ปิดได้ไม่ทั้งหมดหรอกครับ ไม่งั้นคุณจะเล่น LINE ไปทำไมจริงไหมล่ะครับ

4. รุกล้ำความเป็นส่วนตัวได้ง่าย
เนื่องด้วยความสะดวกและง่ายในการใช้งาน LINE จึงเป็นส่วนหนึ่งในชีวิตประจำวันของใครหลายๆคน ทำให้บางคนอาจจะลืมตัวและใช้มันในเวลาที่ไม่เหมาะไม่ควร เช่นคุยงานในเวลาหลังเลิกงานหรือวันหยุด ทำให้บางคนอาจจะรู้สึกถูกก้าวก่ายความเป็นส่วนตัวและเกิดความไม่พอใจกันได้

ถ้าไม่ใช้ Line แล้วใช้อะไรดีละ?
เมื่อรู้แล้วว่าเราไม่ควรใช้ LINE ในที่ทำงาน งั้นเรามาดูกันครับว่าเราจะใช้เครื่องมือตัวไหนมาทดแทนและแก้ปัญหาได้บ้าง โดยเครื่องมือด้านล่างนี้จะสามารถแก้ปัญหาของ LINE ได้ครับ

Slack
หลายคนอาจจะไม่เคยได้รู้จักเครื่องมือตัวนี้ แต่ Slack เป็นที่นิยมมากในบริษัทประเภท Startup หรือบริษัทรุ่นใหม่ๆในไทยและต่างประเทศ Slack ถูกออกแบบมาสำหรับใช้ในการทำงานจริงๆ สามารถจัดการเนื้อหาเรื่องงานกับเรื่องไร้สาระได้ง่าย สามารถแบ่งกลุ่มออกไปตามทีม โปรเจคต์ หรือแผนกได้อย่างง่ายดาย

นอกจากนี้ จุดเด่นของ Slack คือการเชื่อมต่อเข้ากับ Platform อื่นๆ ทำให้ช่วยลดขั้นตอนการทำงานสำหรับบริษัทที่มีการใช้งาน Platform จำนวนมากๆ เช่น เชื่อมต่อกับ Google Analytics, Facebook, Instagram, AdWords เพื่อแจ้งเตือนตัวเลขต่างๆ หรือจะเป็น Bot ที่ช่วยตอบคำถามเวลาที่เราไม่สะดวกเป็นต้น

Slack สามารถใช้งานได้ฟรีโดยไม่จำกัดจำนวนผู้ใช้งาน แต่จะจำกัดจำนวน Platform ที่เชื่อมต่อได้สูงสุด 10 Platform และจำนวนข้อความย้อนหลังได้ไม่เกิน 1 หมื่นข้อความ สามารถอื่นรายละเอียดเพิ่มเติมได้ ที่นี่

นอกจากนี้ยังมีเครื่องมืออื่นๆอีก
Flock — คู่แข่งทางตรงของ Slack ที่มีความสามารถแทบจะเหมือนกันเลย ด้วยจุดเด่นที่โหลดเร็วและ่ราคาถูกกว่า เท่าที่ลองใช้ดูยังเจอปัญหาอยู่บ้างอีกทั้ง Integration ยังไม่เยอะเท่า Slack แต่ถ้าเน้นสื่อสารอย่างเดียวก็น่าสนใจไม่น้อย

Skype — นิยมใช้ในองค์การที่มีการสื่อสารต่างประเทศบ่อย จุดเด่นคือสามารถโทรใช้เสียงหรือจะเป็น Video Call ได้ฟรี และสามารถสื่อสารกับคนนอกองค์กรได้ง่ายกว่า

Stride (Hipchat) — เหมือน Slack นิยมในบริษัททำ Software ที่ใช้เครื่องมือของ Atlassian

Workplace Chat — โปรแกรมแชทสำหรับทำงานจาก Facebook เหมาะสำหรับองค์กรใหญ่ที่ใช้บริการ Workplace เป็นหลัก

LINE WORKS — LINE เองก็ได้มีการพัฒนาแอปแชทสำหรับการทำงานด้วย แต่ปัจจุบันมีใช้งานในประเทศญี่ปุ่นเท่านั้น

แต่ถึงคุณจะอยากเลิกใช้ LINE ในการทำงานมากเท่าไหร่ก็ตาม ในบางครั้งคุณก็ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ เช่น ในกรณีที่บริษัทคู่ค้าของคุณต้องการคุยผ่าน LINE ซึ่งในกรณีนี้จะต้องทำความเข้าใจให้ชัดเจนว่าให้ใช้ LINE เป็นช่องทางสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ และให้ใช้การโทรหรืออีเมล์สำหรับเรื่องสำคัญ

สำหรับธุรกิจที่ต้องคุยกับลูกค้าเป็นจำนวนมาก ผมแนะนำให้ใช้ LINE@ ที่ออกแบบมาสำหรับคุยกับลูกค้าโดยเฉพาะครับ

สรุป
การจะเปลี่ยนจาก LINE มาใช้ Slack หรือเครื่องมืออื่นๆนั้นไม่ใช่เรื่องง่ายแน่นอน ซึ่งก็คงมีหลายองค์กรที่พยายามจะเปลี่ยนแต่ก็ Fail กันไป ทั้งนี้พนักงาน หัวหน้าแผนก ผู้จัดการ และคนอื่นๆทุกระดับจะต้องให้ความร่วมมือและปรับเปลี่ยนอย่างจริงจัง หากสามารถทำได้ผมเชื่อว่าการเปลี่ยนแปลงนี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างแน่นอน

แล้วคุณล่ะ เห็นด้วยหรือไม่เห็นด้วย? หรือคุณอาจจะมีเครื่องมืออื่นที่ดีกว่า และสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้จริง ถ้ามีล่ะก็สามารถคอมเม้นด้านล่างได้เลยครับ
อ้างอิง